Onnistu muutoksessa

18 joulu Onnistu muutoksessa

Muutosprosessi organisaatiossa on aina haaste

Muutos. Se on alituista, etenkin nykypäivän työelämässä, joka on jatkuvassa murroksessa. Muutos ei ole kuitenkaan lainkaan helppoa, varsinkaan jos kyseessä on organisaation muutos, joka koskettaa useita henkilöitä. Listasin tähän kirjoitukseen yleisimpiä tekijöitä, jotka tutkimusten mukaan vaikuttavat organisaatioiden muutoksen onnistumiseen ja epäonnistumiseen.

Työntekijät osaksi muutosprosessin suunnittelua

Avainsanoja onnistuneen muutoksen luomiseksi ovat ennakointi ja osallistaminen. Osallistaminen vähentää vastarintaa ja työntekijät ovat sitoutuneempia muutokseen, mikäli heillä on mahdollisuus olla mukana suunnittelemassa sitä. Tällöin myös johto osaa paremmin ottaa huomioon kaikki muutoksen mukanaan tuomat osa-alueet. Oivaltava muutosjohtaja rakentaa organisaatiokulttuuria siten, että osallistaminen on pysyvä ja luonteva osa toimintatapoja jatkuvasti, ei vain muutoskriisin keskellä.

Muutoksen vaikutuksia olisi hyvä tarkastella myös mikrotasolta, yksilön näkökulmasta. Työntekijöiden suhtautuminen muutokseen vaihtelee suuresti yksilökohtaisesti. Muutosprosessien suunnittelussa on hyvä katsoa luovasti yli organisaatiokaavioiden, ja valita mukaan suunnitteluryhmiin henkilöitä eri asemista, ikäluokista ja kokemustaustoista. Näin saadaan erilaisia näkökulmia esiin. On eduksi, jos suunnittelussa mukana olevat henkilöt lähtökohtaisesti myös suhtautuvat muutoksiin avoimesti ja ratkaisukeskeisesti. Luottamuksellisen ilmapiirin luominen on keskeisessä asemassa, jotta henkilöt uskaltavat avoimesti kertoa näkökantojaan.

Opi menneestä

Muutosprosessia startatessa on eduksi huomioida myös, millaisia aiempia muutoksia organisaatio on käynyt läpi ja miten niissä on onnistuttu (tai epäonnistuttu). Usein on parasta aloittaa sieltä, missä muutoksen onnistumisen edellytykset ovat parhaimmat. Näin saadaan rakennettua luottamusta muutosprosessia kohtaan.

Sitä saat, mitä mittaat

Muutoksen onnistumista ei voi arvioida ilman mitattavia kriteereitä ja tavoitteita. On todennäköisempää, että tavoitteet toteutuvat, jos niitä myös mitataan. Jotta työntekijät saadaan sitoutumaan tavoitteisiin ja kokemaan ne omikseen, olisi tässäkin hyvä ottaa heidät alusta pitäen mukaan suunnitteluun ja vaikuttamaan. Henkilöstön motivaatiota muutokseen lisää se, että tuloksia kommunikoidaan aktiivisesti läpi muutosprosessin.

Anna muutokselle aikaa

Aina muutosta ei voida ennakoida. Muutokseen reagoiminen on yksilöllistä. Mikäli muutos on äkillinen, se voi olla yksilölle kriisitilanne. Tyypillistä on, että alkuun herää voimakas torjuntareaktio, jonka jälkeen muutos kuitenkin yleensä otetaan vastaan hiljalleen ja sitä lähdetään prosessoimaan.

Mikäli muutos liittyy fuusiotilanteeseen, haasteita voi tuoda erilaisten organisaatiokulttuurien yhdistäminen. Onnistumisessa auttaa erilaisuuden ymmärrys. Toiminta- ja työtapoja kannattaa tarkastella ja arvioida tuomitsematta. Vanhojen rakenteiden purku ja uusien luominen on pitkä prosessi, jossa voi kestää jopa vuosia.

Tiedota, tiedota, tiedota

Viimeisenä, mutta erittäin tärkeänä asiana nostaisin esiin kommunikaation ja tiedottamisen tärkeyden. Mitä enemmän tiedotetaan, sitä läpinäkyvämpää toiminta on. Tiedottaa kannattaa silloinkin, kun tuntuu ettei mitään tiedotettavaa ole. Näin vältetään turhat käytäväkeskustelut, jotka saattavat luoda epävarmuuden ilmapiiriä.

Miksi muutos epäonnistuu?

Organisaatioiden muutosprosessit epäonnistuvat harmillisen usein. Keskustelin aiheesta viime kuussa nanotapoihin perehtyneen Markus Keräsen kanssa GoodCo:n podcastissa. Jaksossa Markus totesi, että joidenkin tutkimusten mukaan jopa 70 % yritysten muutoshankkeista epäonnistuu eikä päädy käytäntöön.

Yksi suurimmista stressin aiheuttajista työelämässä on epävarmuus ja voimattomuuden tunne – koetaan, että itsellä ei ole mahdollisuutta muuttaa omaa tilannettaan tai vaikuttaa omaan ajankäyttöönsä ja työtapoihinsa. Työn pirstaleisuus ja tarve joustaa jatkuvasti leimaavat nykyajan työelämää. Stressi onkin yksi iso tekijä muutosprosessin epäonnistumisessa. Stressaantuneena palautuminen on usein heikkoa, ja muutokset tuntuvat erityisen haastavilta.

Lisäksi organisaatiokulttuurilla on myös suuri merkitys muutoksen onnistumisessa. Organisaatiokulttuuriin voidaan vaikuttaa johtamisella, mutta toki jokainen työntekijä on myös omalta osaltaan sitä luomassa. Useiden tutkimusten perusteella muutosprojektien yleinen virhe on, että johto päättää muutoksista kuulematta työntekijöiden kantaa. Etenkin asiantuntijaorganisaatiossa tällainen lähestyminen voi jopa estää kokonaan muutoksen toteutumisen. Usein myöskään muutoksen toteutumiseen vaadittavaa osaamisen kehittämistä ei tueta.

Työelämän muutosten keskellä luovimiseen tarvitaan resilienssiä, eli muutoskykyisyyttä. Siksi sen kehittäminen ja vahvistaminen, niin yksilö- kuin työyhteisötasolla, onkin noussut GoodCon tärkeimmäksi valmennusteemaksi. Kirjoitin blogiin muutoksesta myös aiemmin tänä vuonna. Jos muutosjohtaminen aiheena kiinnostaa, niin lukaise ihmeessä myös kirjoitus ”Mikään ei ole pysyvää paitsi muutos” ja kuuntele tekstissä vinkkaamani podcast-jakso liittyen tapojen voimaan tavoitteiden saavuttamisessa.