Priorisoimalla selkeyttä

11 maalis Priorisoimalla selkeyttä

Se mitä teet tänään ennustaa mistä löydät itsesi tulevaisuudessa

Tämänkertaisessa GoodCon podcast-sarjan jaksossa on vieraana Maaretta Tukiainen. Jakson aiheena on fokusointi ja priorisointi. Maaretta on tietokirjailija sekä organisaatio- ja yksilövalmentaja. Lisäksi hän tekee säännöllisesti puhujakeikkoja. Maaretalta on ilmestynyt viime vuonna kirja ”Tärkeintä tänään – Näin saat vähemmällä enemmän” ja siihen liittyvä työkirja ”Tänään”.

Nykyajan kiivastahtisessa ja alati muuttuvassa maailmassa priorisointi on monelle haastavaa. Häiriötekijöitä on paljon ja on hankala päättää mihin keskittyä. Jaksosta saat konkreettisia työkaluja omien prioriteettien selvittämiseen ja arjen suunnitteluun.

Priorisointi lähtee arvopohjasta

Priorisointi tulisi ideaalisti tehdä sen pohjalta, mikä on meille merkityksellistä. Tämä on kuitenkin haastavaa monelle. Saatamme luulla, että jokin asia on meille tärkeä, mutta todellisuudessa se ei olekaan. Monesti sisäänrakennetut ajatusmallit ja muiden odotukset ohjaavat toimintaa omien arvojen sijaan, jolloin myöskään priorisointi ei toimi. Emme sitoudu sellaisiin tavoitteisiin, jotka eivät edistä todellisia arvojamme. On tärkeää pohtia, ovatko omat arvosi todella omiasi vai kenties sittenkin yhteiskunnan tai muiden odotusten sanelemia.

Yksinkertaistamalla selkeyttä

Elämme monimutkaisessa maailmassa ja se on herättänyt yksinkertaistamisen ja minimalismin tarpeen. Sosiaalisen median tuoma vertailu ja lähes rajattomat valinnan mahdollisuudet elämän eri osa-alueilla (olla mitä vain ikinä haluaakaan) tuottavat monelle ahdistusta. Toisilla on luontaisesti parempi taito syventyä asioihin ja keskittyä, kun taas toiset joutuvat enemmän kehittämään tätä puolta itsessään. Oleellista fokuksen säilyttämisessä on mahdollisuus sulkea häiriötekijät pois, mutta nykypäivänä se ei useinkaan ole täysin mahdollista. On kuitenkin mahdollista löytää itselle sopivat tavat rajata häiriöitä.

Moni kokee ”ei”:n sanomisen vaikeana, mutta on muistettava, että joka kerta kun sanot ”kyllä”, sanot ”ei” jollekin toiselle asialle. ”To do” -lista kuuluu jo yleisesti käytössä oleviin ajanhallinnan työkaluihin, mutta Maaretta suosittelee kokeilemaan sen rinnalla myös ”not to do” -listaa. ”Not to do” -listalle kannattaa listata kaikki ne asiat, mitkä eivät ole omien arvojen mukaisia ja joita ei siksi halua eikä kannatakaan tehdä. Kun nämä ”ei-tehtävät” -asiat on listattu, arjen päätösten tekeminen helpottuu ja nopeutuu.

Hahmota kokonaiskuva

Kokonaiskuvan hahmottamiseksi Maaretta suosittelee seuraavaa harjoitusta: Ota iso paperi ja piirrä sen keskelle ympyrä ja kirjoita siihen oma nimesi. Kirjoita sen jälkeen nimesi ympärille asioita, jotka ovat itsellesi tärkeitä ja tuottavat hyvää oloa. Valitse näistä viisi tärkeintä. Pohdi, mikä kenties näitä asioita yhdistää ja onko taustalla esimerkiksi jokin arvo, jota haluat toteuttaa syvemmin elämässäsi. Mikä on sen merkitys omaan elämääsi ? Millä on eniten vaikutusta elämääsi pitkässä juoksussa kohti tavoitetta, jota kohti olet kulkemassa?

Pureudu sen jälkeen elämään viikkotasolla ja mieti, miten saat raivattua enemmän aikaa tärkeille asioille. Kaikkein tärkein asia on kuitenkin yksittäinen päivä. Kunakin päivänä olisi hyvä olla vain yksi tärkein asia. Arjen asiat voi jakaa elämän eri osa-alueisiin, josta voi päättää, mikä osa-alue on minäkin päivänä fokuksessa. Yksittäisessä päivässä on meillä monella usein kymmeniä hoidettavia asioita, mutta on silti tärkeintä päättää, mikä on päivän tärkein. Kun antaa jollekin asialle merkityksen yli muiden, saa sen myös todennäköisimmin hoidettua, mikä puolestaan antaa pontta hoitaa muitakin ”to-do” -listan asioita.

Selätä arjen kaaos Kolmen pisteen menetelmällä

Moni kokee elämänsä kaaokseksi. Yksinkertaistaminen on järjestyksen luomista ja arjen asioiden ryhmittelyä. Jos jokainen asia on samanarvoinen tekemättömien asioiden listassa, voi kokonaisuus tuntua sekavalta. Maaretan yhdessä Sonja Eidin kanssa luomassa Tänään-työkirjassa on esitelty uusi työkalu, niin sanottu Kolmen pisteen menetelmä, jossa tarkastellaan elämää kokonaisuutena, viikkotasolla ja päivittäisen tekemisen näkökulmasta.

Menetelmän ylimmän pisteen muodostaa elämän kokonaiskuva – eli elämän syvempi merkitys ja siihen liittyvät tavoitteet. Omat arvot kannattaa selvittää itselleen rehellisesti, sillä ne ovat ohjenuora, jonka mukaan viikkotaso ja päivittäinen tekeminen määrittyvät.

Viikko- ja päivätasolla kiteytyy se, miten arvot näkyvät käytännön arjessa. Ralph Waldo Emersonin mukaan ”Päivä on ikuisuus pienoiskoossa”. Se mitä teet tänään, ennustaa, mistä löydät itsesi tulevaisuudessa. Päivätasolle kannattaa asettaa selkeät tavoitteet, joiden saavuttamisen seurauksena saa itselleen hyvää mieltä.

Tärkeää Kolmen pisteen menetelmässä on myös pohdinta kunkin päivän ja viikon päätteeksi: käytinkö aikani kuten halusin, arvojeni mukaisesti ja isoa kuvaa tukien. Analyysin perusteella voi miettiä, mitä seuraavalla viikolla voisi tehdä eri lailla. Oman kehityksen kannalta saa ja kannattaakin tehdä virheitä. Jatkuvan työskentelyn voima piilee juuri siinä, että oppii tuntemaan itseään paremmin ja oivaltamaan, millaisista asioista oman elämän merkityksellisyys todellisuudessa kumpuaa.

Miten hallita aikaa paremmin työelämässä?

Ajanhallinta työpaikalla on usein haastavaa, mutta tämänkin haasteen selättämiseksi on olemassa keinoja. Monella työpaikalla on käytössä jaetut kalenterit. Kalenteriin kannattaa merkitä tärkeille tehtäville asioille omaa työaikaa palaverin tapaan. Näin muut eivät varaa kokousta juuri silloin, kun tärkeä deadline lähestyy. Keskittymistä vaativat laaja-alaiset suunnittelutyöt voi myös mahdollisuuksien mukaan hoitaa etäpäivinä. Omaan aikatauluun kannattaa myös varata yllättäville tapahtumille tarpeeksi tilaa. Olemme lopulta itse vastuussa oman työajan suojaamisesta.

Organisaation olisi hyvä luoda yhteiset säännöt siitä, milloin saa häiritä ja milloin ei. Kaikki tarvitsevat keskittymisaikaa. Ihmisillä on myös hyvin erilaisia tapoja toimia ja ratkoa ongelmia. Tiimin kesken kannattaa käydä yhdessä läpi omat tarpeet, toiveet ja ideaaliset työtavat, jotta yhteispeli sujuu saumattomasti kollegan erilaisuutta kunnioittaen.

Johtajien on tärkeä viestiä selkeästi, mikä on se yhteinen suunta, johon yritys on menossa. Näin jokainen voi huomioida sen myös omien tehtäviensä priorisoinnissa. Työntekijän motivaation kannalta on oleellista ymmärtää, miten oma työ liittyy isompaan kokonaisuuteen.

Kuuntelitko jakson? Jätä alle kommentti, mikä mietteitä aihe herätti sinussa.

Linkit & lisätiedot:

Maaretta Tukiainen https://www.maaretta.com/
Instagram: @maaretta.tukiainen
Twitter: @maaretta
Facebook: https://www.facebook.com/maaretta

Tärkeintä tänään

Facebook: https://www.facebook.com/tarkeintatanaan/
Instagram: @tarkeintatanaan

Vinkkejä parempaan arkeen Facebookissa: https://www.facebook.com/hyvanmielentaidot/

Huhtikuussa Maaretalta ilmestyy mobiiliapplikaation kautta käytettävä verkkokurssi ”Hyvän mielen viesti”, jonka avulla kuka tahansa voi oppia viestimään vaikuttavasti niin, että saa hyvän leviämään. Lisätiedot Maaretan somekanavista sekä HOI House of Inspirationin sivuilta https://www.kuudesaisti.fi/hoi/